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Case Study

Neuausrichtung des Einkaufs bei einem US Pharma-Konzern

 

Eine Interim Managerin strukturiert den Einkauf neu und schafft eine schnelle, verlässliche und zukunftsfähige Organisation. 

Projektdetails

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Kunde
US Pharma Konzern
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Service
Leitung und Neustrukturierung Einkauf
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Branche
Pharma

Case Study Interim Leiterin Procurement Operations 

Der Einkauf am Produktionsstandort war lokal organisiert, nicht zentralisiert und abteilungsübergreifend nicht systematisiert. Zusätzlich war die Funktion längere Zeit „führungslos“, was zu Verunsicherung im Team führte.

Parallel lief ein Transformationsprogramm zur Steigerung des Wertbeitrags des Einkaufs mit dem Ziel, den Einkauf in zwei klare Funktionen zu trennen:

  • Strategic Sourcing als globale Organisation mit strategischen Einkäufern und Category Managern vor Ort
  • Procurement Operations als lokale Einheit für die kurz- und mittelfristige Beschaffung von Waren und Dienstleistungen
Zusätzlich startete die Implementierung von SAP S/4 HANA, Ariba Bestellwesen und Ariba Lieferanten-Netzwerk. Zum Mandatsstart war jedoch unklar, wie und wann die Transformation konkret umgesetzt, wie zukünftige Aufgaben und Schnittstellen gestaltet werden sollten; fixiert war vor allem der Go-live-Termin der Systeme.

Transformation einer lokalen Einkaufsorganisation in zwei klare Funktionen

Zielbild war eine leistungsfähige lokale Procurement-Operations-Organisation für die kurz- und mittelfristige Beschaffung – mit klaren Prozessen, Verantwortlichkeiten und digital unterstützten Abläufen – sowie der Aufbau/Anschluss an ein globales Strategic Sourcing.

Ausgangslage

Die Interim Managerin wurde als Leiterin „Procurement Operations“ beauftragt mit: 

  • Split der lokalen Einkaufsabteilung in die zwei neuen Funktionen

  • Aufbau/Etablierung „Procurement Operations“

  • Umsetzung „No PO – No Pay“ (Maverick Buying ausschließen) durch klare Prozesse & besseren Service Level

  • SAP S/4HANA- und Ariba-Anwendungen im Gesamtprojekt produktiv zum Laufen bringen

Vorgehen & Umsetzung

Zum Start stand Vertrauensaufbau im Vordergrund: klare Kommunikation, Offenheit und Transparenz als Basis für Zusammenarbeit. Da die Systemimplementierung kurz bevorstand, wurden gemeinsam mit Projektteam und Fachexperten die notwendigen Maßnahmen zur Termineinhaltung priorisiert – inklusive Absicherung der Warenversorgung während der Umstellung.

Globale Vorgaben wurden lokal adaptiert; zusätzlich wurden eigene Konzepte umgesetzt (u. a. Dashboards, Key-User-Konzept). Optimierte Bestellprozesse wurden nicht nur am Standort, sondern auch für Niederlassungen ausgerollt. Für die Zukunft wurde ein Personalplan erstellt und nach Budgetfreigabe sowie BR-Freigabe umgesetzt.

Ergebnisse

  • Einkaufsabteilung erfolgreich in zwei Bereiche aufgeteilt
  • Procurement Operations mit klarer Struktur aufgebaut; zusätzliches Personal rekrutiert & eingearbeitet
  • „No PO – No Pay“ umgesetzt → Maverick Buying ausgeschlossen; Anwender werden durch Einkaufsexperten betreut
  • Service Level deutlich verbessert: Bearbeitungszeit Bedarfsanforderungen von 5 auf 2 Tage reduziert
  • SAP S/4HANA & Ariba implementiert; Prozesse angepasst/optimiert; Key-User-Konzept umgesetzt
  • 160 Lieferanten an Ariba-Netzwerk angebunden (digitaler Datenaustausch), weitere Anbindungen in Vorbereitung
  • Erfolgreiche Übergabe an festangestellten „Head of Procurement Operations

Fazit 

Die Neuausrichtung gelang, weil Strukturaufbau (PO-Organisation + Rollen/Prozesse), konsequente Compliance („No PO – No Pay“) und System-Go-live (SAP/Ariba) parallel gesteuert und in der Organisation verankert wurden – inklusive Skalierung auf weitere Einheiten und geplanter Übergabe in Festbesetzung.

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